Sistema de gestão: o que realmente é isso?

Este é o 1º de 4 artigos que objetivam te ajudar a entender, de uma vez por todas, o que é um sistema de gestão:

1. Sistema de gestão: o que realmente é isso?
2. Sistema de gestão: como reconhecer no dia a dia
3. Sistema de gestão: normas técnicas e sua relação
4. Sistema de gestão: conclusão e glossário

Não é para aprofundar em normas técnicas de certificação, não é para abordar todos os possíveis assuntos relacionados a um sistema de gestão e nem tem como objetivo ajudar em sua implantação: o propósito aqui é fornecer a compreensão necessária para você falar com autoridade sobre o assunto e para entender o que falam quando o tema é sistema de gestão.

É para você não ter dificuldades em explicar o que é um sistema de gestão e nem se atrapalhar porque não sabe por onde começar, recorrer a exemplos frágeis e incompletos e se embaraçar. É para você reconhecer imediatamente um sistema de gestão onde você estiver. E até mesmo para conseguir fazer uma avaliação inicial se ele funciona bem ou mal.

Obs.: esse assunto tem um léxico próprio, um conjunto de palavras específicas, de termos técnicos que são usados na área. Nestes artigos, usamos esses termos, mas também usamos palavras mais simples quando possível. O foco é compreender o assunto e se expressar de forma correta! Não é nosso propósito falar de um jeito complicado – mesmo que tecnicamente correto. Então a função precede a forma em nosso texto. Empregar o jargão técnico vem naturalmente depois que alguns conceitos ficam mais familiares.

Capítulo 1: sobre sistemas de gestão

1.1 Uma explicação técnica

“Sistema de gestão” é uma expressão inicialmente de difícil entendimento e que muitos não conseguem explicar mesmo depois de anos trabalhando com ele – ou nele. Ainda é possível complicar ao acrescentar sistema de gestão “de qualidade” ou sistema de gestão “ambiental” ou sistema de gestão “integrado”.

Uma explicação tecnicamente correta e que é bastante difundida, mas também é relativamente complicada é que um sistema de gestão é um conjunto de “elementos” (práticas, processos e procedimentos organizacionais) que visam garantir que uma empresa opere de maneira eficiente, eficaz e sustentável, de acordo uma estrutura definida para planejar, executar, monitorar e melhorar continuamente as atividades e operações de uma organização.

Entretanto essa explicação pressupõe algum conhecimento, presume já saber o significado ou o contexto de alguns termos. Com um pouco mais de entendimento, você pode retornar a ela e ela fará muito mais sentido.

Por agora, vamos devagar e por partes.

De início, é preciso entender que um sistema de gestão serve para controlar, gerenciar, administrar, gerir um negócio, uma atividade, um serviço, uma empresa.

1.1.1 O que é sistema

Quando se tem um conjunto de regras, padrões, procedimentos, junto com registros, documentos, relatórios, junto com diretrizes, valores e princípios, junto com bens, pessoas, capital e recursos, junto com divisão de competências e atividades e processos… a soma de tudo isso é um sistema. Já parou para pensar que um “sistema operacional” (de um computador, de um celular, tal como Windows ou Android ou IOS ou Linux) é tudo o que você vê na tela e tudo o que não vê, mas faz o computador funcionar? É o conjunto de programas, ícones, atalhos, configurações, definições, parâmetros, tudo o que funciona entre o hardware e o usuário.

No nosso contexto, de forma bastante simplificada, sistema é tudo o que uma empresa tem e a faz funcionar. E esse sistema pode ser bom ou ruim… ou péssimo ou excelente.

Tecnicamente, um sistema é um “conjunto de elementos inter-relacionados ou interativos”.

1.1.2 O que é gestão

Agora pense em tudo o que se faz numa empresa para dirigir e controlar suas atividades, para gerenciar o negócio, para administrar o que precisa ser administrado.

Nomes similares para “administração” são gerenciamento, controle, coordenação, manejo, direção, governo… e também “gestão”!

Então “gestão” é o nome dado para as decisões tomadas sobre a direção que se quer para a organização, sobre quantos funcionários ela precisa ter, sobre quais fornecedores serão contratados, onde os materiais ficarão guardados e por quanto tempo, quem vai cuidar da contabilidade, quem fará a publicidade, se redes sociais serão pouco ou muito utilizadas, se uma parceria deve ser feita ou não… pense em literalmente TODAS as decisões, escolhas, julgamentos, resoluções, ações, atitudes, comportamentos, tudo o que se escolhe fazer: ISSO é gestão.

Sim, você já entendeu: tem gestão que é ótima e inteligente e tem gestão que é horrorosa e ignorante. E tem gestão exagerada e autoritária que busca controlar tudo e tem gestão moderada e comedida que busca intervir minimamente.

1.1.3 O que é sistema de gestão

Tudo o que faz uma empresa funcionar constitui seu sistema e tudo do sistema que é para seu controle, para sua administração compõe o seu “sistema de gestão”, isto é, o conjunto de tudo o que se faz e se usa para gerenciar a empresa, o negócio, o empreendimento, o serviço, a atividade ou o que quer que seja.

Então… “sistema” é tudo o que a empresa tem (material e imaterial) e a faz funcionar; e “gestão” é o conjunto das decisões tomadas para a empresa funcionar. Logo, sistema de gestão é o controle de como a empresa funciona.

Quando o que é controlado, gerido, administrado tem como objetivo garantir a melhor qualidade possível do que é produzido ou do serviço prestado ou da atividade executada, diz-se que se trata de um “sistema de gestão da qualidade”; quando a finalidade é preservar o meio ambiente, é um “sistema de gestão ambiental”; quando o propósito é cuidar da saúde e da segurança do trabalhador, é um “sistema de gestão ocupacional” e por aí vai.

1.2 SGI: integrado ou integrada?

Quando se tem um sistema de gestão para cuidar de mais de um objeto (ou assunto ou tema ou disciplina ou – uma palavra melhor – um escopo), ou seja, quando se conjugam dois ou mais sistemas de gestão, tem-se um “sistema de gestão integrada” – conhecido como SGI.

Há quem diga que é sistema de gestão integradO; nesse caso, contudo, deveria ser sistema integrado de gestão (SIG).

Essa discussão pode ser apenas teórica a depender de quem discute e para qual finalidade: se o sistema é integrado, então há mais de um sistema; se a gestão é integrada, então há um sistema que cuida de gestões diferentes.

1.3 Utilidade de um sistema de gestão

“Empresa”, seja particular ou pública, é um dos nomes mais comuns no Brasil para se referir a quem tem CNPJ. Em um sistema de gestão, porém, o nome mais adequado é “organização” para se aludir a empresa, empreendimento, corporação, companhia, firma, estabelecimento, matriz, filial, indústria, loja ou qualquer outro nome.

Um sistema de gestão se aplica em e para uma organização e é como se fosse um manual de instruções que fornece um roteiro para o sucesso do seu negócio: ele define as regras, organiza as tarefas, define as prioridades, ajuda a alcançar objetivos. Lembre-se: ele é tudo o que faz uma organização funcionar para um objetivo definido.

Um sistema de gestão, portanto, é útil para se saber o que fazer tanto nas situações regulares e comuns do dia a dia quanto nas ocorrências excepcionais, nos imprevistos, nas falhas. Quando tudo está aparentemente bem e sem problemas, mas alguém não sabe o que fazer ou como fazer algo, isso é um problema que traz improdutividade e perda de recursos; quando algo errado acontece e alguém não sabe o que fazer ou como corrigir, isso é um problema maior ainda. Um sistema de gestão busca, também, garantir que não exista esse desconhecimento para agir quando for necessário.

1.4 Importância de um sistema de gestão

Um sistema de gestão proporciona uma série de benefícios tangíveis e intangíveis que contribuem para o crescimento e a sustentabilidade de uma empresa.

A lista varia de acordo com a eloquência de cada um. Apenas entenda que ele é um divisor de águas poderoso porque permite:

• Cumprimento de requisitos legais e regulatórios: um sistema de gestão pode ajudar as empresas a atender requisitos legais e regulatórios relacionados a qualidade, segurança, meio ambiente e muitos outros.
• Melhoria dos produtos e serviços: por meio da padronização de processos e da implementação de controles das características finais de produtos e serviços, ele garante sua consistência e sua qualidade.
• Aumento da produtividade e eficiência: ao otimizar processos e eliminar desperdícios, a produtividade e a eficiência operacional aumentam.
• Redução de custos: a otimização de processos e a prevenção de falhas podem levar à redução de custos com retrabalho e desperdícios.
• Maior satisfação dos clientes: a entrega de produtos e serviços de alta qualidade e a resolução eficiente de problemas é muito bem recebida por clientes.
• Melhoria da imagem da organização: implementar um sistema de gestão demonstra compromisso com qualidade, com responsabilidade social e com sustentabilidade, o que pode melhorar a imagem da organização junto aos chamados “stakeholders” – que são todos os interessados e afetados pela empresa, tais como clientes, acionistas, comunidade, sociedade, governo, etc.
• Maior acesso a novos mercados e oportunidades de negócio: a certificação em normas técnicas reconhecidas internacionalmente pode gerar mais oportunidades de negócio, especialmente em mercados internacionais.

 

Kesley Barbosa

04.08.2024